Gestion des dépenses 365

Pourquoi une application de gestion des dépenses est-elle importante ?

Une application de gestion des dépenses est essentielle pour assurer un suivi centralisé des dépenses, un flux d'approbation efficace et des rapports de dépenses précis dans l'ensemble de votre organisation.

Quelles sont les caractéristiques d'une application de gestion des dépenses ?

  • Soumission des dépenses: L'application doit permettre aux employés de soumettre facilement leurs dépenses en capturant les reçus, en saisissant les détails des dépenses et en classant les dépenses en fonction de catégories prédéfinies (par exemple, kilométrage, dépenses ordinaires).
  • Suivi des dépenses: L'application doit fournir une interface centralisée où les employés peuvent suivre l'état des dépenses qu'ils ont soumises, consulter l'historique des dépenses et vérifier les mises à jour des remboursements.
  • Gestion des reçus: L'application doit permettre aux utilisateurs de télécharger des images de leurs reçus.
  • Processus d'approbation des dépenses: L'application doit prendre en charge un processus d'approbation configurable qui permet aux responsables ou aux approbateurs désignés d'examiner et d'approuver/rejeter les dépenses soumises.
  • Traitement des remboursements: L'application doit faciliter le processus de remboursement en automatisant le calcul des remboursements sur la base des dépenses approuvées.

Soumission des dépenses

Commencez une nouvelle demande de dépense en cliquant sur "Nouveau". Sélectionnez la personne à laquelle vous souhaitez soumettre cette demande, choisissez la catégorie de la dépense et saisissez le titre. Une nouvelle demande est créée. Saisissez la description de la dépense, le montant et joignez une preuve telle qu'un reçu. La demande est prête à être soumise !

Suivi des dépenses

Les employés peuvent voir toutes leurs notes de frais sur la première page de l'interface utilisateur de cette application. Ils peuvent également les filtrer en fonction de leur statut, par exemple "Ouvert", "En attente", "Approuvé", "Refusé" et "Annulé". Cette interface leur permet de suivre leurs soumissions sans effort !

Gestion des reçus

Les employés peuvent facilement joindre leurs reçus lorsqu'ils créent une demande. Les types de fichiers pris en charge comprennent, sans s'y limiter, les fichiers JPEG, PDF et les feuilles de calcul Excel. La plus grande flexibilité possible !

Processus d'approbation des dépenses

Les gestionnaires peuvent voir toutes les demandes de dépenses sur la première page de l'interface du gestionnaire de cette application. Ils peuvent également les filtrer en fonction du statut des demandes, par exemple "En attente", "Approuvé", "Refusé" et "Annulé". Ils peuvent cliquer sur les demandes en attente pour voir les détails des demandes, y compris les reçus, et décider de les approuver ou de les refuser. Dans l'interface du gestionnaire, vous pouvez également désigner des employés comme responsables de départements spécifiques, de sorte que toutes les demandes d'un département spécifique sont transmises à la personne désignée et que celle-ci est autorisée à approuver ou à refuser les demandes.

  • En cliquant sur "Définir le statut disponible" dans l'interface du gestionnaire, vous pouvez déléguer la prise de décision à une autre personne. Par exemple, si le responsable d'un service est en congé, vous pouvez définir le statut du responsable comme "indisponible" et déléguer l'autorisation au responsable adjoint pour cette période afin que les demandes puissent toujours être traitées.
  • Fonctionnalité personnalisée : si vous le souhaitez, vous pouvez faire apparaître la demande soumise sous forme de tâche dans Microsoft Planner afin que le gestionnaire et les RH puissent suivre les demandes qui n'ont pas encore été approuvées.

Traitement des remboursements

Le calcul du remboursement est entièrement effectué par le système. Prenons l'exemple des frais de déplacement : lorsqu'un employé soumet des frais de kilométrage, il n'a qu'à saisir les frais de kilométrage et de stationnement, et le montant total du remboursement sera calculé et affiché. Aucun calcul manuel n'est requis de la part de l'employé ou des RH !

  • En cliquant sur "Ajouter un taux kilométrique" dans l'interface du gestionnaire, les personnes désignées peuvent définir ou mettre à jour le taux kilométrique. Vous pouvez mettre à jour le taux kilométrique en fonction du prix du carburant sur le marché.

Ce que la gestion des dépenses 365 résout

Suivi rationalisé desdépenses Cette application de gestion des dépenses automatise et simplifie le processus de suivi et de gestion des dépenses. Elle fournit une plateforme centralisée où les employés peuvent facilement saisir, classer et soumettre leurs dépenses. Il n'est donc plus nécessaire de recourir à la paperasserie manuelle, aux feuilles de calcul ou au suivi des dépenses par courriel, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.

Un processus d'approbation efficaceAvec cette application de gestion des dépenses, le processus d'approbation devient plus efficace. Les personnes chargées de l'approbation peuvent examiner les notes de frais, vérifier les pièces justificatives et prendre des décisions en temps voulu. Il n'est plus nécessaire d'acheminer manuellement des documents physiques ou des courriels, ce qui accélère le cycle d'approbation et réduit les retards.

Amélioration de la conformité et de la préparation aux auditsCette application de gestion des dépenses conserve un enregistrement numérique des transactions de dépenses, des pièces justificatives et de l'historique des approbations. Il est ainsi plus facile de se conformer aux audits internes et externes, en s'assurant que toutes les dépenses sont correctement documentées et traçables.

Transparence et responsabilité accruesCette application de gestion des frais favorise la transparence et la responsabilité dans le processus de gestion des frais. Les employés peuvent suivre le statut de leurs notes de frais, visualiser les dépenses approuvées et suivre l'évolution des remboursements. Cela favorise une culture de la responsabilité et encourage un comportement responsable en matière de dépenses.

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