Que vous ayez besoin de numériser des archives RH, des dossiers médicaux, des dossiers administratifs ou des plans techniques, notre processus est conçu pour traiter différents types de documents sans perte de vitesse.
Services de numérisation et de digitalisation de documents sur site
Lai & Associates numérise vos documents papier pour en faire des fichiers numériques organisés et consultables, que ce soit sur site ou hors site, en utilisant une méthode non destructive qui n'altère en rien vos documents originaux. Grâce à une numérisation haute résolution, nous traitons des milliers de pages par session et vous les livrons dans des formats que votre équipe peut réellement utiliser : des PDF consultables avec des métadonnées personnalisées, prêts à être intégrés à SharePoint, à votre système de gestion documentaire ou à un espace de stockage cloud sécurisé.
Comment ça marche
Notre processus de numérisation des documents est conçu pour minimiser les perturbations, garantir la traçabilité et optimiser la qualité. En fonction de vos exigences opérationnelles et de conformité, nous pouvons effectuer la numérisation sur place, dans vos locaux, ou gérer vos documents hors site selon une chaîne de contrôle clairement documentée.
Analyse et planification
Nous commençons par cerner vos besoins en matière de numérisation : types de documents, volume, exigences de conservation et modalités de recherche des fichiers par votre équipe une fois le projet terminé. Avant toute intervention, nous définissons les conventions de nommage, les champs de métadonnées, le format de livraison et le protocole de traitement, et déterminons si le projet sera réalisé sur place ou transféré hors site selon des procédures de conservation documentées.
Manipulation et capture en toute sécurité
Pour les projets sur site, notre système de numérisation portable est acheminé directement dans vos locaux afin que vos documents puissent rester au sein de votre établissement. Pour les projets hors site, les documents sont transférés selon une chaîne de traçabilité claire, avec un suivi documenté à chaque étape. Notre système prend en charge les pages standard, les documents au format légal, les feuilles 11×17, les dossiers reliés et les livres sans nécessiter de changement d'équipement entre les formats. L'imagerie en temps réel permet aux opérateurs de vérifier la qualité en temps réel, avec un débit pouvant atteindre 800 pages par heure selon la complexité des documents.
Traitement et indexation
Chaque page est numérisée sous forme d'image haute résolution, puis exportée au format PDF/A consultable grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR). Des balises de métadonnées personnalisées, telles que le nom, l'année, le service ou le lieu, sont associées à chaque fichier afin que votre équipe puisse rechercher et extraire les documents rapidement et de manière cohérente. Que la numérisation soit effectuée sur site ou hors site, la structure d'indexation est définie à l'avance afin de garantir une organisation précise des fichiers dès le départ.
Assurance qualité et livraison sécurisée
Nous vérifions chaque lot pour nous assurer qu'il est complet et exact. Les pages manquantes peuvent être ajoutées, les pages indésirables supprimées et les corrections appliquées automatiquement à tous les fichiers concernés, le tout sans toucher aux originaux. Les fichiers finaux sont livrés en toute sécurité à la destination de votre choix, qu'il s'agisse de SharePoint, d'un lecteur réseau, d'un support crypté ou d'un environnement cloud agréé, accompagnés d'une documentation conforme à vos exigences en matière de traitement et de conformité.
Ce que nous numérisons
Notre système est conçu pour gérer la diversité des documents que les organisations possèdent réellement — et pas seulement des piles bien rangées de feuilles au format lettre.
- Dossiers RH et dossiers du personnel — dossiers des employés, évaluations de performance, documents d'intégration
- Dossiers médicaux et d'admission des patients — formulaires cliniques, documents de prise en charge, évaluations d'admission
- Dossiers administratifs — documents financiers, contrats, dossiers de conformité, procès-verbaux du conseil d'administration
- Plans et schémas — dessins techniques et plans d'architecture grand format
- Documents reliés — livres, manuels de procédures et dossiers de référence reliés, numérisés sans les endommager grâce à notre système Book Scan
Tous les types de documents sont numérisés en haute résolution et fournis dans le format de sortie de votre choix, du PDF/A consultable au TIFF sans perte.
Conçu pour le secteur de la santé et les organisations soucieuses de la conformité
Bon nombre de nos clients dans le domaine de la numérisation de documents sont des établissements de santé, des centres de santé communautaires et des organisations à but non lucratif soumis à des exigences strictes en matière de gestion des dossiers, de confidentialité et de localisation des données.
Notre processus a été conçu en tenant compte de ces exigences :
- Numérisation sur site ou hors site: choisissez la solution la mieux adaptée à votre entreprise
- Capture non destructive — les originaux sont conservés exactement tels quels
- Livraison sécurisée — les fichiers sont transférés vers votre environnement de stockage approuvé, et non vers le nôtre
- Traitement des données au Canada — aucun acheminement via des serveurs étrangers ; vos données restent sous votre contrôle
- Métadonnées personnalisées pour la recherche — indexation structurée permettant de retrouver les documents par nom, date, service ou tout autre champ pertinent pour votre flux de travail
Fichiers consultables avec des métadonnées personnalisées
La numérisation de documents n'est utile que si votre équipe peut ensuite retrouver ce dont elle a besoin. C'est là que nos fonctionnalités d'OCR et de métadonnées font toute la différence.
Chaque document numérisé est soumis à une reconnaissance optique de caractères afin de générer des fichiers PDF/A entièrement consultables, lisibles et consultables sur n'importe quel Mac ou PC. De plus, nous définissons des champs de métadonnées personnalisés en fonction des besoins de votre organisation. Que vous ayez besoin d'effectuer une recherche par nom de patient, numéro d'employé, service, exercice comptable ou code de projet, nous élaborons le schéma d'indexation avant le début de la numérisation et l'appliquons de manière cohérente à chaque fichier.
Les métadonnées sont exportées au format XML, ce qui les rend compatibles avec SharePoint, la plupart des systèmes de gestion de documents et les outils de recherche d'entreprise courants.
Foire aux questions
Les documents originaux quittent-ils nos locaux ?
C'est à vous de décider. Nous pouvons effectuer l'ensemble de la numérisation sur place, dans vos locaux, et vos documents resteront chez vous tout au long du processus. Nous pouvons également fournir ces services hors site, en respectant des mesures de contrôle spécifiques afin de garantir la sécurité et la conformité.
Pouvez-vous traiter des documents de formats différents dans un même lot ?
Oui. Notre système est conçu pour traiter différents formats — format lettre standard, format Legal, format 11×17 et documents reliés — sans qu'il soit nécessaire de reconfigurer l'équipement entre chaque type de document.
Quels formats pouvez-vous fournir ?
Nous fournissons par défaut des fichiers PDF/A consultables. Nous prenons également en charge les formats TIFF (sans perte), les fichiers image RAW et les fichiers PDF standard, selon vos besoins.
À quelle vitesse se déroule le processus de numérisation ?
Une fois configuré, notre système numérise jusqu'à 800 pages par heure dans des conditions optimales. Le débit typique varie entre 400 et 800 pages par heure, en fonction de la taille et de l'état des documents, ainsi que de l'application ou non de métadonnées lors de la numérisation.
Que faire si nous constatons qu'il manque des pages ou que certaines sont erronées après la numérisation ?
Notre processus de post-traitement non destructif nous permet d'insérer des pages manquantes, de remplacer celles qui sont erronées ou de supprimer celles qui ne sont pas souhaitées. Tous les fichiers concernés sont corrigés automatiquement.
Les fichiers numérisés peuvent-ils s'intégrer à SharePoint ou à notre système de gestion documentaire ?
Oui. Nous exportons les fichiers avec leurs métadonnées au format XML, qui est compatible avec SharePoint, OneDrive et la plupart des systèmes de gestion documentaire d'entreprise. Nous pouvons également collaborer avec votre équipe informatique pour définir le mode de livraison et la structure de dossiers qui correspondent à votre flux de travail actuel.
Ce service est-il disponible dans tout l'Ontario ?
Oui. Lai & Associates propose des services de numérisation de documents sur site et hors site à des organisations de tout l'Ontario, y compris dans le cadre de missions multi-sites où nous harmonisons le processus de numérisation entre les différents services ou sites.
Prêt à vous lancer ?
Prêt à numériser vos documents papier pour les rendre consultables et mieux organisés ? Contactez notre équipe pour discuter de la portée, du volume et des exigences de votre projet.
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