Aidez votre conseil d'administration à améliorer la communication au sein du personnel, à renforcer la gouvernance de Microsoft 365, à favoriser l'adoption de la plateforme et à mieux exploiter les outils déjà présents dans votre environnement.
Assistance Microsoft-First pour les conseils scolaires de l'Ontario (de la maternelle à la 12e année)
Lai and Associates aide les organismes du secteur public et les entités réglementées de l'Ontario à planifier et à mettre en œuvre des solutions pratiques axées sur Microsoft. Pour les conseils scolaires, cela se traduit par des services reproductibles et adaptés aux procédures d'approvisionnement, qui prennent en charge les portails destinés au personnel, les intranets, la collaboration, la gouvernance, la formation, l'adoption des solutions et l'harmonisation des licences, sans alourdir inutilement le projet ni générer de frais de mise en œuvre superflus.
Conçu pour répondre aux réalités des conseils scolaires de l'Ontario
Les conseils scolaires sont soumis à une forte pression pour moderniser leurs technologies tout en tenant compte des contraintes budgétaires, des attentes en matière de protection de la vie privée, des exigences en matière d'approvisionnement et de la mise en œuvre dans de nombreux établissements et services.
Microsoft 365 permet de faciliter la communication entre les collaborateurs, la gestion des documents, la collaboration sécurisée, l'accès aux ressources de formation et les processus opérationnels, mais de nombreux conseils d'administration ne tirent pas pleinement parti des outils dont ils disposent déjà.
Lai and Associates aide les conseils d'administration à transformer leurs investissements Microsoft en systèmes concrets et bien gérés, plus faciles à gérer, à expliquer et à utiliser par le personnel.
Les défis courants de l'enseignement primaire et secondaire auxquels nous contribuons à apporter des solutions
- Les portails destinés au personnel ou les intranets obsolètes, fragmentés ou difficiles à gérer
- Manque de cohérence dans l'utilisation de Teams, SharePoint, OneDrive et les pratiques en matière d'autorisations
- Les lacunes en matière de formation et d'adoption qui limitent le retour sur investissement
- Lacunes en matière de gouvernance entre les services, les établissements et les groupes d'utilisateurs
- Attentes en matière de sécurité et de confidentialité dans le secteur public de l'éducation en Ontario
- Les coûts de licence difficiles à suivre, à justifier ou à optimiser
- Fonctionnalités de Microsoft 365 et outils destinés au personnel sous-utilisés
Intranets pour le personnel et plateformes de collaboration internes
Les conseils scolaires ont besoin de moyens fiables pour communiquer avec leur personnel, diffuser leurs directives, organiser les ressources des services et favoriser la collaboration interne entre plusieurs établissements scolaires.
Microsoft 365 peut servir de base à un intranet moderne destiné au personnel ou à une plateforme de collaboration interne, sans alourdir inutilement la complexité de l'environnement. Lai and Associates peut vous aider à concevoir et à déployer des portails destinés au personnel à l'aide des outils Microsoft dont votre conseil d'administration dispose peut-être déjà.
Solutions courantes
- Page d'accueil de l'intranet du personnel
- Portail des politiques et procédures
- Centre de ressources RH et personnel
- Sites de collaboration entre services
- Espaces de communication à l'échelle du conseil d'administration
- Bibliothèques de documents et centres de connaissances
- Autorisations et flux de travail des équipes financières
Options de livraison
- Solution de base pour un lancement ciblé
- Solution améliorée, avec un contenu enrichi et une structure organisationnelle élargie
- Une solution gérée, caractérisée par des normes plus strictes, une prise en charge responsable et une planification du cycle de vie
Formation, mise en service et préparation opérationnelle
Un investissement dans Microsoft 365 n'est rentable que si le personnel sait comment utiliser ces outils dans le cadre de ses tâches quotidiennes. Pour que l'adoption de ces outils se généralise au sein d'un conseil scolaire, il faut une formation claire, une documentation pratique et des modèles d'assistance reproductibles, capables de s'étendre au-delà d'un simple service ou d'une seule école.
Lai and Associates aide les conseils d'administration à planifier la mise en œuvre de manière à renforcer la confiance du personnel et à garantir une utilisation opérationnelle à long terme.
Cela peut notamment inclure
- Planification de la formation et de l'autonomisation du personnel
- Guide Microsoft 365 par rôle
- Modèles d'assistance « Champion » ou « Super-utilisateur »
- Rapports sur l'adoption et boucles de rétroaction
- Documentation et ressources documentaires
- Planification de la préparation au changement pour l'introduction de nouveaux outils, portails ou modifications de la gouvernance
Audit et gouvernance de l'environnement Microsoft 365
Microsoft 365 fonctionne de manière optimale lorsque Teams, SharePoint, OneDrive, les autorisations et les règles de cycle de vie sont configurés de manière cohérente. En l'absence d'une gouvernance claire, les conseils scolaires risquent de se retrouver avec des équipes en double, des partages non gérés, des responsabilités mal définies et des pratiques en matière d'information incohérentes.
Lai and Associates aide les conseils d'administration à évaluer et à améliorer la structure de leur environnement Microsoft 365 afin de faciliter la gestion de la collaboration et de mieux répondre aux attentes en matière de gouvernance au niveau du conseil d'administration.
Cela peut notamment inclure
- Analyse de l'environnement Teams, SharePoint et OneDrive
- Évaluation du modèle d'autorisation
- Recommandations en matière de gouvernance et de cycle de vie
- Architecture de l'information et normes de collaboration
- Aménagement des espaces de travail au sein des départements, des écoles et des services administratifs
- Feuille de route pratique pour la remise en état
Préparation à la sécurité et gestion des risques
Les établissements d'enseignement primaire et secondaire assument de réelles responsabilités en matière de sécurité, de confidentialité et de gouvernance. Les conseils d'administration ont besoin de conseils concrets qui les aident à renforcer leur gestion des risques sans surcharger le personnel ni mettre en place des projets techniques irréalistes.
Lai and Associates peut vous aider à passer en revue les paramètres de sécurité Microsoft, les pratiques en matière d'identité, les contrôles d'accès et les priorités en matière de risques, afin que votre conseil d'administration sache par où commencer.
Cela peut notamment inclure
- Évaluation de la posture de sécurité de Microsoft
- Examen des identités et des accès
- Évaluation des autorisations et du partage
- Hiérarchisation des risques
- Recommandations en matière de préparation à la sécurité
- Assistance pour la configuration des outils Microsoft et la planification des mesures correctives
Harmonisation des licences Microsoft 365 et gestion des coûts
La gestion des licences n'est peut-être pas la seule priorité, mais elle reste un élément important de la planification de Microsoft 365 pour les conseils scolaires. Il peut être difficile de suivre les licences spécifiques au secteur de l'éducation pour l'ensemble du personnel, des élèves et des utilisateurs administratifs, ainsi que les cycles de renouvellement.
Lai and Associates peut vous aider à analyser votre environnement de licences Microsoft 365 et à identifier les possibilités d'optimiser l'alignement, de réduire le gaspillage et de préparer les discussions relatives au renouvellement ou à l'acquisition de licences.
Cela peut notamment inclure
- Analyse des licences Microsoft 365
- Correspondance des licences pour le personnel, les étudiants et l'administration
- Alignement des rôles et des utilisations
- Identifiant de licence inactif ou attribué à tort
- Accompagnement à la planification et à la documentation du cycle de renouvellement
- Recommandations en matière de rentabilité
Comment Lai and Associates collabore avec les conseils scolaires
Lai and Associates est un partenaire de services axé sur Microsoft. Cela signifie que nous prenons en charge les tâches opérationnelles nécessaires pour que Microsoft 365 soit pleinement exploité au sein d'une organisation, et pas seulement les questions liées aux licences.
Nous nous concentrons sur des services reproductibles et clairement définis qui aident les conseils scolaires à progresser rapidement, à consigner leurs décisions et à faciliter les processus d'approvisionnement ou d'approbation interne.
Notre approche en matière de livraison
- Contrats à périmètre défini
- Des résultats concrets et des recommandations pratiques
- Documentation prête pour la passation de marchés
- Des options de service transparentes
- Déploiement reproductible dans les environnements regroupant plusieurs établissements scolaires
- Accompagnement en matière de planification, de gouvernance, de mise en œuvre, de formation, d'adoption et d'harmonisation des licences
Foire aux questions
Microsoft 365 peut-il contribuer à simplifier la communication entre les employés et l'intranet ?
Oui. Les outils Microsoft 365 tels que SharePoint, Teams et OneDrive peuvent prendre en charge les intranets du personnel, les portails de service, les bibliothèques de documents, les portails de politiques et les espaces de collaboration. L'essentiel est de mettre en place une structure facile à gérer et à maintenir.
En quoi les licences Microsoft pour l'enseignement diffèrent-elles des licences commerciales ?
Les licences pour l'enseignement sont conçues en fonction des critères d'éligibilité académiques et des besoins spécifiques des établissements scolaires, plutôt que des opérations commerciales classiques. Pour les conseils scolaires, cela peut avoir une incidence sur la tarification, le nombre d'utilisateurs, les avantages offerts aux élèves, la planification des renouvellements et le choix des offres Microsoft les mieux adaptées.
Quelle est la différence entre les versions A1, A3 et A5 de Microsoft 365 ?
Les versions A1, A3 et A5 offrent différents niveaux de fonctionnalités de Microsoft 365 Éducation. La version A1 est généralement plus limitée, tandis que les versions A3 et A5 intègrent des fonctionnalités supplémentaires telles que des applications de bureau, la gestion des appareils, une sécurité renforcée, la conformité, des outils d'analyse et d'autres outils avancés. Le choix de la combinaison la plus adaptée dépend des rôles des utilisateurs, des besoins en matière de sécurité, du budget et des priorités de l'établissement.
Un conseil scolaire peut-il combiner différents types de permis ?
Dans bien des cas, oui. Différents groupes d'utilisateurs peuvent avoir besoin de niveaux de licence différents. Un examen des licences peut aider à déterminer si le personnel, les utilisateurs administratifs, les utilisateurs informatiques et les étudiants bénéficient des formules adaptées à leurs besoins.
Quelles questions relatives à la protection de la vie privée et à la gouvernance les conseils scolaires de l'Ontario devraient-ils prendre en considération ?
Les conseils scolaires de l'Ontario doivent tenir compte de la protection de la vie privée, des contrôles d'accès, du traitement des données, des autorisations, de la gouvernance de l'information et de l'utilisation appropriée des outils cloud. Microsoft 365 peut contribuer à renforcer la gouvernance, mais les paramètres et les processus doivent être examinés et gérés avec soin.
Copilot est-il inclus dans Microsoft 365 Éducation ?
Copilot n'est pas automatiquement inclus dans tous les abonnements Microsoft 365 Éducation. Les conseils d'administration qui envisagent d'adopter des outils d'IA doivent examiner les questions relatives aux licences, aux autorisations, à la gouvernance des données, aux attentes en matière de confidentialité et à la préparation du personnel avant le déploiement.
Par quoi vaut-il mieux commencer ?
Pour de nombreux conseils d'administration, la meilleure première étape consiste à identifier la priorité opérationnelle la plus urgente : communication avec le personnel, structure de l'intranet, adoption, gouvernance, préparation en matière de sécurité ou harmonisation des licences. Lai and Associates peut vous aider à transformer cette priorité en une prochaine étape ciblée et clairement définie.
Lancez la conversation
Que votre conseil d'administration soit en train d'évaluer les outils Microsoft 365, de planifier la mise en place d'un portail pour le personnel ou d'un intranet, de chercher à améliorer l'adoption de ces outils, de préparer un renouvellement de contrat ou de vouloir renforcer la gouvernance, Lai and Associates peut vous aider à définir la prochaine étape concrète à suivre.
Choisissez le point de départ qui correspond le mieux à vos priorités actuelles.
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