Suivez les congés de votre équipe grâce à M365

Les employés peuvent soumettre eux-mêmes les demandes de congé. Il leur suffit de sélectionner les types de congés (vacances, maladie, sans solde), les dates, la personne qui examinera leurs demandes et de saisir les détails des demandes. Après avoir soumis leur demande, ils peuvent voir sur la première page de l'interface utilisateur les demandes qui ont été examinées ou qui sont encore en attente. Ils peuvent également filtrer leurs demandes par statut, par exemple "En attente", "Approuvé", "En attente d'annulation" et "Annulé". La possibilité de soumettre des demandes de congés via l'application permet d'économiser du temps sur les communications manuelles, par exemple les courriels et la paperasserie avec les superviseurs et les RH !

• Outre les employés, les responsables ou les administrateurs peuvent également créer des demandes de congé pour les employés. Dans les interfaces Manager et Admin, entrez les informations mentionnées ci-dessus et sélectionnez l'employé pour lequel la demande est faite dans "Créer une demande pour l'employé". La demande est alors créée ! Ceci est utile, par exemple, lorsqu'un membre de l'équipe est trop malade pour allumer l'ordinateur afin de créer une demande, le gestionnaire peut le faire pour cette personne.

Dans l'interface utilisateur, les utilisateurs peuvent se renseigner sur chaque type de congé et sur les informations qu'ils doivent fournir lorsqu'ils présentent une demande de congé spécifique. Toutes ces informations sont accessibles via la rubrique "À propos". Cela permet de gagner du temps en évitant les allers-retours entre les utilisateurs et les approbateurs pour obtenir les informations nécessaires au traitement d'une demande.

Dans l'interface gestionnaire de cette application, les gestionnaires ont accès à une vue d'ensemble de toutes les demandes de congé. Ces demandes sont affichées sur la page principale, et les gestionnaires peuvent les filtrer en fonction de leur statut, tel que "En attente", "Approuvé", "Refusé", "En attente d'annulation" et "Annulé". En sélectionnant les demandes en attente, les gestionnaires peuvent examiner les détails de la demande et prendre la décision de l'approuver ou de la refuser.

• Pour déléguer le pouvoir de décision à une autre personne, l'interface du gestionnaire propose une option appelée "Définir le statut disponible". Cette fonction permet aux responsables de désigner temporairement quelqu'un d'autre pour gérer le processus décisionnel. Par exemple, si un chef de service est en congé, son statut peut être défini comme "indisponible" et l'autorisation peut être déléguée à l'assistant du chef de service pour cette durée. Cela permet de garantir que les demandes peuvent être traitées sans problème, même en l'absence du responsable habituel.

Les employés peuvent vérifier leur solde de congés, tandis que les managers peuvent voir et modifier les soldes de congés de leurs employés via cette application. Les employés peuvent voir le nombre de jours de congés dont ils disposent et le nombre de jours de différents types de congés qu'ils ont pris, par exemple "Vacances", "Maladie standard" et "Jour non payé", dans "Mon solde de congés" dans l'interface de l'utilisateur. Cette fonction permet aux employés de suivre l'évolution de leur solde de congés et de planifier leurs congés en conséquence.

Les responsables peuvent consulter toutes les informations susmentionnées concernant leurs employés. En outre, ils peuvent modifier les soldes de congés de leurs employés en sélectionnant l'option qu'ils souhaitent modifier, par exemple Standard Sick Entitlement, puis en saisissant le nouveau nombre de droits. Les soldes de congés de cet employé sont mis à jour ! Cette opération peut être effectuée dans la section "Modifier les informations relatives à l'employé" de l'interface du gestionnaire. Cette fonction permet une certaine souplesse dans l'accumulation des congés. Par exemple, si les congés sont utilisés pour récompenser des performances exceptionnelles, le gestionnaire peut directement les ajouter au solde de l'employé une fois que l'objectif est atteint, sans avoir à communiquer avec les RH et à remplir des formalités administratives complexes.

Dans les interfaces utilisateur et gestionnaire, les utilisateurs ou les gestionnaires peuvent voir qui est en congé et quand il a lieu via le "calendrier". Les utilisateurs et les gestionnaires peuvent choisir de voir les demandes de congé approuvées de tous les employés ou seulement d'un département spécifique en sélectionnant les options du menu déroulant à droite de la page. Grâce à cette fonctionnalité, les responsables et les employés peuvent planifier leurs congés en conséquence afin de ne pas perturber le fonctionnement quotidien des équipes.

Dans l'interface utilisateur, cliquez sur "Vacances de l'entreprise", et les utilisateurs peuvent voir quels sont les congés payés accordés par l'entreprise cette année-là. Ils peuvent ainsi organiser leurs congés en conséquence.